10 Oktober 2019

Daar het in Die Kerkbode van 21 Augustus ‘n rubriek verskyn na aanleiding van gevalle van diefstal by verskeie gemeentes.  Ek wil graag van hierdie geleentheid gebruik maak om daarop te reageer.

Die rubriek is geskryf deur Ds. Danie Mouton (Direkteur: Sinode van Oos-Kaapland).  Hy noem ‘n aantal werklike voorbeelde van gevalle waar diefstal, bedrog en geldverduistering van gemeentefondse plaasgevind het.  Baie groot bedrae is betrokke.  Ook nie alle gemeentes lê kriminele klagte nie.

Die volgende sin uit die artikel is veral kommerwekkend: “Die ouditeure het niks agter gekom nie.”

Dan vra ons onmiddellik: Móés die ouditeure dit nie agter gekom het nie?  Dalk, ja.

Tog voel ek verplig om die ouditprofessie te verdedig:  Die doel van ‘n eksterne oudit is nie die opsporing van bedrog nie.  Die omvang van ‘n eksterne oudit sluit nie ‘n interne oudit of forensiese oudit (waarvan die doel juis die opsporing van bedrog is) in nie, tensy die ouditeure spesifiek daarvoor gekontrakteer word.  Neem ook in ag dat die persoon wat verantwoordelik is vir die diefstal of bedrog normaalweg kundig genoeg is om hierdie misdade deeglik weg te steek.

Wat is die oplossing?  Hoe beskerm ons ons gemeentefondse?   Die artikel gee self die antwoord:  “Die diefstal gebeur omdat interne beheermaatreëls nie behoorlik funksioneer nie.”

Die risiko dat probleme kan ontstaan, bestaan dus nie nét wanneer behoorlike kontrolemaatreëls afwesig is nie, maar ook wanneer kontrolemaatreëls nie nagekom word nie.

Na regte behoort ‘n gemeente sélf verantwoordelikheid te neem vir die beheer oor sy eie fondse.  Deur te wag vir ‘n jaarlikse oudit om diefstal op te spoor,  raak die verlies al groter, terwyl die gemeente salig onbewus daarvan bly.  ‘n Kerkraad kan tog nie net agteroorsit en van die ouditeure verwag om alleen verantwoordelikheid te aanvaar vir die veiligheid van gemeentefondse nie?

‘n Finansiële kommissie behoort ‘n sleutelrol te speel om die Kerkraad te ondersteun in die bestuur van gemeentefondse.

By De Eike is ek bevoorreg om saam met ‘n span besonder toegewyde mense te werk.

Ons finansiële kommissie neem verantwoordelikheid vir oordeelkundige finansiële beplanning.  Dit sluit die opstel van ‘n jaarlikse begroting in.  Die begroting speel terselfdertyd ‘n belangrike rol in die kontrole oor ons fondse: werklike inkomstes en uitgawes word maandeliks met begrote syfers vergelyk, sodat afwykings onmiddellik aangespreek kan word.

Die kommissie het reeds ‘n aantal jaar gelede ‘n Finansiële Beleidsdokument opgestel.  Dit bevat onder meer volledige kontrolemaatreëls om die beskerming van al ons kerk se bates te bewerkstellig.  Hierdie dokument word gereeld hersien en die finansiële kommissie monitor die nakoming daarvan op ‘n deurlopende basis.

Laastens bly die kommissie verantwoordbaar en streef dit deursigtigheid na; daarom is, en bly, gereelde verslagdoening aan die Kerkraad en die gemeente vir ons ‘n prioriteit